تاریخ : جمعه, ۲۹ تیر , ۱۴۰۳ 13 محرم 1446 Friday, 19 July , 2024
2

اصول و آداب تشریفات در روابط عمومی

  • کد خبر : 7622
  • 02 تیر 1403 - 10:27
اصول و آداب تشریفات در روابط عمومی
اصول و آداب تشریفات در روابط عمومی به قلم حامد مسعودی فرمعاون سابق روابط عمومی،تشریفات و امور بین الملل دفتر استاندار خراسان شمالی و فعال حوزه روابط عمومی با بیش از ۱۵ سال سابقه

تشریفات، که دارای ریشه عربی از کلمه “شرف” ، در فارسی به معنای احترام، عزت، بزرگی و نجابت است. بر اساس تعاریف دانشگاهی نیز تشریفات ، شامل رفتارها و آداب و رسوم پذیرفته شده ای است که افراد یا سازمان ها باید با توجه و در نظر گرفتن شرایط فردی ، مکانی و زمانی رعایت کنند و این رفتارها فقط برای محیط های مختلفی مانند محیط کار، خانواده ، محیط های عمومی و مهمانی ها نیستند بلکه امروزه، لزوم رعایت آنها در سازمان ها بیش از پیش احساس می شود.

اگر چه تشریفات نماد مهمانداری و مهمان‌نوازی است و ایرانیان در این زمینه در دنیا پیشگام بوده اند و در فرهنگ‌شان جایگاهی والا به مهمان داده اند، به طوری که از نظر ایرانیان مهمان حبیب خداست اما در گذشته، بکار بردن کلمه تشریفات برابر با تفکر تجمل گرایی و خرج  وجوه زیاد و انجام کارهای اضافی تلقی می شد ، که البته با پیشرفت جامعه و تغییر برخی از مفاهیم، این موضوع جنبه عمومی تری پیدا نموده و به تدریج جایگاه و مفهوم خاصی پیدا کرد.

رعایت اصول و آئین تشریفات برای برقراری ارتباطات سیاسی، اقتصادی، فرهنگی و حتی خانوادگی در دنیای امروز یک امر اجتناب ناپذیر و از اصول اولیه ارتباطات اجتماعی و نظم دهنده در روند فعالیتهای منسجم یک سازمان است.از آنجا که روابط عمومی به عبارتی فرایند انسانی کردن ارتباطات است و بدلیل اینکه روابط عمومی سعی دارد ارتباطات عمودی را به ارتباطات افقی و مسطح و مردمی تغییر شکل دهد، از همین روی تشریفات هنر روابط عمومی است و سبب می شود روابط عمومی جایگاه خاصی داشته باشد چرا که هدف روابط عمومی مردم‌داری است.

به عبارت دیگر روابط عمومی‌ها شخصیت و اعتبار سازمان هستند و هر تصویری که از سازمان در ذهن مخاطبان ایجاد می‌شود نتیجه عملکرد روابط عمومی است و اینجاست که شکوه تزئین و احترامی که در فرایند ارتباطات اتفاق می افتد بواسطه انجام تشریفاتی است که آن را هنر روابط عمومی می دانند و ضروریست که جایگاه خود را در این حوزه پیدا کند.

بعضی با این اعتقاد که تشریفات عمدتاً مربوط به امور بین­ الملل و میهمانان خارجی است، معتقدند تشریفات زیرمجموعۀ امور بین­ الملل است، اما در واقع تشریفات تنها به امور بین­ الملل و میهمانان خارجی مرتبط نمی­شود، بلکه باید در تمامی فرآیند ارتباطی سازمان مورد توجه قرار گیرد، زیرا ایجاد خوشنامی و اعتبار سازمان به تمامی  فعالیت ها، مخاطبان و افکارعمومی مربوط می­شود.با این دیدگاه، تشریفات از یک گفتگو دو نفره تا برگزاری جلسات،مراسم و رویدادهای بین المللی را شامل می شود،بنابراین وجود بخشی با عنوان مراسم و تشریفات در روابط عمومی یک ضرورت است.

بر اساس تجربه نگارنده که بیش از ۱۵ سال در چندین دستگاه اجرایی در حوزه روابط عمومی و تشریفات فعالیت نموده است،متاسفانه مشاهده می شود که انجام و رعایت تشریفات در سطح استانداری ها به بالا صورت می پذیرد و در سطوح اکثر دستگاههای اجرایی این مقوله مورد غفلت واقع شده است و زمانی به آن توجه می شود که مراسمی با حضور مدیریت ارشد استان یا یک مقام ارشد کشوری برگزار شود که البته در آن هنگام نیز انجام تشریفات توسط مسئول تشریفات مدیریت ارشد استان یا مقام ارشد کشوری صورت می پذیرد. براحتی می توان مشاهده نمود که در سطوح دستگاههای اجرایی مقوله تشریفات غایب اصلی فرایند ارتباطات است در حالیکه در سطوح بالاتر اجرایی مانند استانداری ها و وزارتخانه ها ، تشریفات مقوله مهم فرایند ارتباطات است که با حساسیت و دقت صورت می گیرد.

همانگونه که گفته شده که هدف روابط عمومی مردم‌داری است و به عبارت دیگر روابط عمومی‌ها شخصیت و اعتبار سازمان هستند و هر تصویری که از سازمان در ذهن مخاطبان ایجاد می‌شود نتیجه عملکرد روابط عمومی است پس میتوان گفت که تشریفات هنر روابط عمومی است.

در واقع تشریفات، شکوه، تزیین و احترامی است که در فرآیند ارتباطات  اتفاق می­افتد که این ارتباط خواه ارتباط سازمان با مردم، خواه ارتباط مدیر سازمان با مخاطب،مردم و رسانه ها باشد.با این مقدمه نگارنده در این نوشتار سعی دارد بصورت خلاصه به اهمیت و ضرورت تشریفات در روابط عمومی و لزوم آشنایی با اصول و  آداب تشریفات بر اساس تجربه عملی خویش اشاره کند؛در همین رابطه به سفر یکی از معاونین وزیر علوم،تحقیقات و فناوری اشاره می شود که همزمان با سفر معاون وقت علمی و فناوری ریاست محترم جمهور به استان خراسان شمالی(سفر دکتر سورنا ستاری معاون وقت علمی و فناوری رئیس جمهور و دکتر علی خیرالدین معاون فناوری و نوآوری وزارت علوم،تحقیقات و فناوری ۱۴۰۱)بود که در هنگام بازدیدهای میدانی آنان از برخی پروژه ها، بر اساس پروتکل ها می بایست استاندار در کنار معاون رئیس جمهور و معاون وزیر نیز در سمت دیگر معاون رئیس جمهور قرار می گرفتند که بدلیل تراکم جمعیت مشایعت کننده، گاهاً استاندار یک قدم عقب تر و پشت سر دو مهمان کشوری قرار میگرفت که نگارنده(در مقام معاون روابط عمومی  و تشریفات دفتر استاندار) با دقت تمام بلافاصله با اقدام بموقع، چینش و جایگاه مشایعت کنندگان معاون رئیس جمهور را مدیریت می نمود که سبب شد معاون وزیر علوم به تحسین نگارنده در حضور استاندار بدلیل دقت در رعایت تشریفات پرداخت و اذعان داشتند که در استانهای دیگر رعایت اصول و آداب تشریفات را به این دقت مشاهده ننموده است و طبیعتا رعایت اصول و آداب تشریفات، برای حفظ شان و جایگاه مهمان، ذهنیتی مثبت را حداقل از باب مهماننوازی میزبان برای مهمان بویژه مسئولان کشوری که بدلیل ترافیک کاری و وجود ۳۰ استان شاید یکبار فرصت حضور در هر استان را داشته باشند، بدنبال دارد.

دانستن اصول و آداب تشریفات توسط روابط عمومی می تواند منجر به پر رنگ دیده شدن سازمان یا مدیر سازمان شود؛در تجربه ای که نگارنده از این مقوله دارد، در مدت ۳۴ ماه مسئولیت معاونت روابط عمومی،تشریفات و امور بین الملل دفتر استاندار خراسان شمالی(۱۳۹۹ لغایت ۱۴۰۲)به خوبی با انجام اصول تشریفات جلسات و مراسم سبب پر رنگ شدن حضور سازمان و مدیر خود در منظر عام شد به گونه ای که حضور نگارنده در پیش از آغاز مراسم یا حین یک جلسه نمایانگر حضور عن قریب نماینده عالی دولت در آن مکان تا دقایقی دیگر تلقی می شد و همچنین پس از پایان سفرهای متعدد مسئولان مختلف کشوری به استان، هیچ گلایه ای در خصوص عدم رعایت تشریفات گزارش نگردید بلکه در مواردی نیز با ارسال لوح تقدیر از نگارنده تجلیل گردید.

بنابراین دانستن اصول و آداب تشریفات توسط روابط عمومی یکی از ملزومات مهم فعالیت در این حوزه است که متاسفانه مشاهده می شود در برخی سازمانها و دستگاهها به آن توسط مدیریت سازمان توجهی نمی شود و حتی به غلط آن را در حوزه پشتیبانی تلقی می نمایند که عمدتا به پذیرایی و اسکان و حمل و نقل محدود می شود که اگر چه این سه مورد نیز در نوع خود در فرایند انجام تشریفات مهم است اما همه آن محسوب نمی شود.البته نمی توان دانستن اصول و آداب تشریفات را منحصراً مربوط به روابط عمومی دانست بلکه دانستن این آداب نیز شامل مدیران سازمان نیز می شود اما روابط عمومی نقش مهمی در فرایند شکل گیری ارتباطات یک مدیر و سازمان با بیرون سازمان از کانال تشریفات دارد بویژه در ارتباطات بین الملل یک سازمان، که رعایت پروتکل ها و تشریفات مهمترین نقش را در فرایند شکل گیری ارتباط داردبه نظر می رسد دانستن اصول و آداب تشریفات می بایست بعنوان یکی از الزامات فعالیت در روابط عمومی و از معیارهای ارزیابی واحد روابط عمومی باشد

حامد مسعودی فرمعاون سابق روابط عمومی،تشریفات و امور بین الملل دفتر استاندار خراسان شمالی و فعال حوزه روابط عمومی با بیش از ۱۵ سال سابقه

لینک کوتاه : https://partianemrooz.ir/?p=7622

برچسب ها

ثبت دیدگاه

مجموع دیدگاهها : 0در انتظار بررسی : 0انتشار یافته : ۰